Résumé

Ce guide explique comment créer une commande spéciale pour des articles non stockés ou sur commande, percevoir un dépôt, passer l’approvisionnement (achat ou transfert), réceptionner les articles, aviser le client, puis convertir en facture / livraison. Il couvre aussi les annulations, ramassages partiels et la réconciliation des dépôts.

Instructions pas à pas

1) Pré-requis

• Rôle autorisé à créer des commandes spéciales et à percevoir des dépôts.
• Client attaché avec coordonnées (téléphone, courriel) et préférences d’avis.
• Politique interne : montant de dépôt (fixe ou %), délais, conditions d’annulation.

2) Créer la commande spéciale

1. À la caisse, choisissez Nouveau document > Commande spéciale (ou type Special Order).
2. Attachez le client et confirmez adresse / mode de remise (ramassage, livraison).
3. Ajoutez les articles :
   • Si l’article n’existe pas, créez une fiche temporaire (SKU, description, prix estimé, taxes).
   • Indiquez quantités, délais estimés, notes (couleur, dimensions).
4. Appliquez remises si autorisées, puis cliquez Sous total.
5. Ajoutez une date promise et des conditions (non remboursable, frais).
6. Enregistrez pour obtenir un numéro de commande spéciale.

3) Percevoir un dépôt

1. Cliquez Encaisser dépôt.
2. Choisissez le montant (fixe ou %) selon la politique (ex. 25%).
3. Sélectionnez le mode de paiement (carte, espèces, etc.).
4. Imprimez / envoyez le reçu de dépôt. Le dépôt est lié à la commande.

4) Passer l’approvisionnement (achat / transfert)

• Ouvrez le BackOffice > Achats et générez un bon de commande au fournisseur (ou transfert intermagasin).
• Référencez le numéro de commande spéciale dans le PO / transfert.
• Envoyez le PO et consignez l’ETA (date prévue).

5) Réceptionner et réserver pour le client

1. À la réception, traitez le bon de réception (GRN) en reliant les lignes à la commande spéciale.
2. Marquez les articles comme réservés pour le client; mettez à jour le statut (prêt / partiel).
3. Déclenchez l’avis client (courriel / SMS) avec fenêtre de ramassage.

6) Ramassage / livraison et conversion en facture

1. Ouvrez la commande spéciale et cliquez Convertir en facture.
2. Vérifiez quantités :
   • Complet : toutes les lignes livrées.
   • Partiel : livrez les lignes reçues; le reste reste en attente.
3. Le dépôt s’applique automatiquement; encaissez le solde.
4. Imprimez / envoyez la facture et le bon de livraison si nécessaire.

7) Annulation, modification et remboursements

• Annuler avant approvisionnement : annulez la commande; remboursez le dépôt selon la politique.
• Annuler après commande fournisseur : appliquer frais si prévus; notez le motif.
• Remboursement dépôt : utilisez la fonction Rembourser dépôt lié pour garder la traçabilité.
• Modifier (couleur, qty) : créez une révision et mettez à jour PO/transfert.

8) Rapports et contrôle

• Suivez les statuts : Ouvert, Commandé, Reçu partiel, Prêt, Livré, Annulé.
• Comparez dépôts reçus vs dépôts appliqués (écarts potentiels).
• Passez en revue les commandes en retard (ETA dépassé) et contactez les fournisseurs.

Correctifs et FAQ

• Dépôt non appliqué : vérifier qu’il est lié à la commande spéciale et non enregistré comme paiement libre.
• Impossibilité de convertir : lignes non reçues; livrez partiellement ou attendez la réception.
• Prix changé à la facture : actualiser le prix catalogue ou verrouiller le prix au devis initial.
• Annulation contestée : appliquer la politique documentée et consigner le motif.
• Article temporaire oublié : transformer la fiche temporaire en fiche produit si récurrente.