Résumé

Ce guide décrit la configuration d’un compte entreprise : création de la fiche société, définition du contact principal, ajout de contacts autorisés (acheteurs), réglage des conditions (ex. Net 30), limite de crédit, préférences de facturation (PO obligatoire, e-mail d’envoi) et bonnes pratiques de maintenance.

Instructions pas à pas

1) Créer la fiche société (compte entreprise)

1. Ouvrez Client > Nouveau et choisissez le type Entreprise (société).
2. Renseignez Nom légal, Nom d’affichage, N° d’entreprise (si requis), adresse de facturation, courriel principal, téléphone.
3. Définissez les paramètres par défaut : groupe de taxes, niveau de prix, magasin (si multi-sites).
4. Enregistrez pour créer le profil société.

2) Définir le contact principal et les contacts autorisés

1. Dans l’onglet Contacts, ajoutez le Contact principal : prénom/nom, courriel, téléphone.
2. Cochez Réception factures et Réception relevés pour ce contact si destiné à la comptabilité.
3. Ajoutez des contacts autorisés (acheteurs) avec leurs pièces d’identification (ex. carte client, PIN, n° employé) si votre build supporte l’autorisation en caisse.
4. Optionnel : activez PO obligatoire pour exiger une Référence sur chaque facture.
5. Enregistrez. Contrôle : le contact principal est identifié et affiché sur la fiche.

3) Régler conditions et limite de crédit

1. Ouvrez la section Conditions et choisissez Net 30, Net 15, COD ou personnalisé.
2. Activez Autoriser vente au compte et fixez la limite de crédit (montant maximal).
3. Définissez la tolérance (autorisations nécessaires en cas de dépassement) selon votre politique.
4. Enregistrez. Note : pour les réglages avancés (blocage, avertissements), voir l’article « Paramétrer la limite de crédit, les conditions et les blocages ».

4) Préférences de facturation et documents

• Envoi des factures : sélectionnez l’adresse courriel facturation (souvent celle du contact principal ou comptabilité).
• Relevés : choisissez la fréquence d’envoi (mensuel, hebdomadaire) et vérifiez le gabarit d’impression.
• Références requises : activez PO obligatoire et utilisez le champ Référence (PO/Job) en caisse.
• Adresses d’expédition : ajoutez les sites (entrepôts, succursales) pour faciliter la livraison et le calcul des taxes.

5) Bonnes pratiques de maintenance

• Revue trimestrielle des contacts autorisés et du contact principal (entrées/sorties d’employés).
• Audit des limites de crédit vs. volume d’achats; ajuster après historique de paiement.
• Standardiser le naming (ex. « Entreprise - Ville - Compte ») pour éviter les doublons.
• Documenter dans Notes les exceptions (ex. « Escompte 2 pourcent si paiement 10 jours »).

Correctifs et FAQ

• Impossible de vendre au compte : vérifier Autoriser vente au compte et la limite de crédit non dépassée.
• PO obligatoire non respecté : activer l’option et saisir la Référence avant Sous total.
• Factures envoyées au mauvais e-mail : corriger l’e-mail facturation du contact principal.
• Doublon de compte entreprise : utiliser la fusion des clients (voir l’article dédié) et conserver le compte maître.
• Taxes incorrectes pour une succursale : sélectionner la bonne adresse d’expédition et recalculer.