Résumé

Ce guide explique comment paramétrer les séries de numérotation pour les factures, devis et retours dans BEST POS : préfixes/suffixes, zéro-remplissage (padding), compteurs par magasin, réinitialisation périodique (annuelle/mensuelle), et tests de collision. Il inclut des bonnes pratiques de conformité et de migration.

Instructions pas à pas

1) Accéder aux séries de numérotation

1. Ouvrez BackOffice > Paramètres > Documents > Numérotations.
2. Sélectionnez le type de document : Facture, Devis, Retour (ou Avoir).
3. Choisissez la portée : Entreprise ou par magasin si chaque succursale doit séquencer séparément.

2) Définir le format (préfixe, numéro, suffixe)

• Préfixe : identifiant texte (ex. INV-, Q-, RTN-) ou codes dynamiques (ex. magasin ST01-, année 2025-).
• Longueur du numéro : choisissez le zéro-remplissage (ex. 6 = 000123).
• Suffixe : optionnel (ex. -A pour séries spéciales).
• Exemple : INV-ST01- + 000001 → INV-ST01-000001.

3) Démarrer, incrémenter et réinitialiser

1. Compteur initial : configurez la valeur de départ (ex. 1 ou continuation d’un système précédent).
2. Incrément : standard = +1 (recommandé pour assurer l’unicité et l’audit).
3. Réinitialisation : activez Annuel ou Mensuel si requis (ex. INV-2025-000001 à chaque année).
4. Portée par magasin : chaque succursale dispose de son compteur isolé si l’option est cochée.

4) Prévenir les collisions et tester

• Cliquez Prévisualiser pour voir les prochains numéros générés (par type et magasin).
• Utilisez Vérifier l’unicité pour détecter des conflits avec des documents existants (importés/migrés).
• Créez un document de test (devis brouillon) puis supprimez-le si le format est correct.
• Verrouillez la configuration après validation (lecture seule) pour éviter les changements en production.

5) Reprise/migration depuis un ancien système

1. Recensez le dernier numéro émis par type et par magasin.
2. Créez des préfixes permettant la distinction ancienne/nouvelle série (ex. INV2-).
3. Positionnez le compteur initial au prochain numéro non utilisé.
4. Importez si besoin les anciens documents en lecture seule pour l’historique (pas dans la série active).

6) Conformité et bonnes pratiques

• Assurez une séquence continue (pas de doublons, pas de retours en arrière).
• Conservez les journaux d’audit des changements (qui, quand, quoi).
• Évitez d’encoder des données sensibles dans le numéro (ex. ID client complet).
• Documentez la politique interne (réinitialisation, préfixes par magasin, gestion des annulations).

Correctifs et FAQ

• Doublon détecté : exécutez Vérifier l’unicité, ajustez le compteur ou le préfixe, puis retestez.
• Format inattendu : contrôlez préfixe/suffixe, longueur et la portée (entreprise vs magasin).
• Mauvaise réinitialisation : vérifiez la règle (annuelle/mensuelle) et l’horodatage système; corrigez puis simulez.
• Changement en production : planifiez hors heures, sauvegardez, verrouillez après validation.