BEST POS - Desactiver ou supprimer un client

Désactiver ou supprimer un client dans BEST POS (détaillants)

Résumé

Cette procédure explique quand et comment désactiver un client (recommandé pour conserver l’historique) ou supprimer une fiche (seulement si aucune transaction liée). Elle détaille les vérifications préalables (solde au compte, factures ouvertes), les étapes depuis la caisse ou le Bureau, et les bonnes pratiques de conformité.

Instructions pas à pas

1) Choisir entre désactiver et supprimer

  • Désactiver (inactif) : conserve l’historique, empêche l’utilisation en caisse. Option recommandée.
  • Supprimer : possible uniquement si aucune facture/règlement/crédit/solde n’est rattaché. À réserver aux fiches créées par erreur.

2) Vérifications préalables

  1. Ouvrir Client > Rechercher, sélectionner le client.
  2. Consulter Solde au compte et Factures ouvertes (historique/relevé).
  3. S’il y a un solde ou des factures : effectuer un règlement ou une note de crédit au besoin. Viser un solde à 0.00.
  4. Exporter/archiver au besoin (conformité interne).

3) Désactiver une fiche client

  1. Ouvrir la fiche client et cliquer Éditer.
  2. Basculer l’état sur Inactif (ou décocher Actif / autorisations de vente).
  3. Option : activer un blocage et ajouter un commentaire (ex. « Compte fermé le JJ/MM/AAAA »).
  4. Enregistrer. Contrôle : la fiche n’est plus sélectionnable en caisse selon vos filtres.

4) Supprimer une fiche (si strictement sans activité)

  • Confirmer aucune transaction liée (pas d’historique, pas de solde, pas de carte/ID actif).
  • Depuis le Bureau (recommandé) : ouvrir la fiche et utiliser Supprimer.
  • Si le système refuse (lien trouvé) : revenir à la section 2, solder ou conserver la fiche en Inactif.

5) Bonnes pratiques et conformité

  • Traçabilité : préférer l’inactivation pour préserver l’historique et les rapports.
  • Données personnelles : retirer les tags inutiles, couper les cartes/ID et documenter la fermeture.
  • Doublons : envisager une fusion au lieu d’une suppression (voir article dédié).

Correctifs et FAQ

  • Suppression refusée : une transaction existe. Mettre la fiche en Inactif ou solder/réaffecter les pièces.
  • Client réapparaît en recherche : activer le filtre « Actifs seulement » ou vérifier que l’état est bien Inactif.
  • Solde non nul : encaisser un règlement ou émettre une note de crédit selon le cas.
  • Carte/ID encore valide : retirer l’ID de la fiche (voir article Cartes/ID) avant fermeture.
  • Conformité : si une anonymisation est requise par la politique, remplacer les champs libres non essentiels après inactivation.

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