Résumé

Ce guide explique comment créer un devis en caisse ou BackOffice, l’envoyer (impression / courriel) avec validité et conditions, puis le convertir en facture sans ressaisie. Il couvre les ajustements (prix, taxes, remises), les dépôts facultatifs et les contrôles d’historique.

Instructions pas à pas

1) Pré-requis

• Rôle autorisé à émettre des devis et à convertir en facture.
• Client attaché (recommandé) pour prix P1–P4, taxes et envoi par courriel.
• Modèles de devis (logo, mentions légales, conditions) configurés en BackOffice.

2) Créer un devis

1. Depuis la caisse, cliquez Nouveau devis (ou Type de document = Devis).
2. Attachez le client et vérifiez niveau de prix et groupe de taxes.
3. Ajoutez les articles (scan ou recherche), ajustez quantités, remises si autorisées.
4. Cliquez Sous total pour recalculer remises et taxes.
5. Renseignez validité (ex. 30 jours), conditions (paiement, dépôt, délais) et références (PO/Job).
6. Enregistrez : le devis reçoit un numéro et apparaît dans l’historique.

3) Envoyer ou imprimer le devis

• Cliquez Envoyer pour expédier par courriel (PDF joint) ou Imprimer pour copie papier.
• Vérifiez l’adresse courriel du client et ajoutez un message (conditions, disponibilité).
• Le PDF reprend logo, coordonnées, lignes, remises, taxes et conditions.

4) Dépôt (facultatif) sur devis

• Si votre politique l’exige, enregistrez un dépôt (montant ou %) et émettez un reçu de dépôt.
• Le dépôt sera déduit automatiquement lors de la conversion en facture.

5) Rechercher et réviser un devis

• Ouvrez Historique > Devis et recherchez par numéro, client, date ou statut.
• Ouvrez le devis pour modifier quantités, prix, remises, conditions; enregistrez une révision si nécessaire.

6) Convertir le devis en facture

1. Depuis le devis, cliquez Convertir en facture.
2. Vérifiez prix, remises, taxes et disponibilité stock (réserver si nécessaire).
3. Le dépôt s’impute au total; contrôlez le solde à payer.
4. Passez à l’encaissement et finalisez par le mode de paiement choisi.

7) Archivage et suivi

• Le devis conserve son lien vers la facture dans l’historique.
• Utilisez des statuts (Ouvert, Envoyé, Accepté, Expiré) pour le suivi commercial.

Correctifs et FAQ

• Devis introuvable : élargir la plage de dates ou rechercher par client / montant.
• Conversion refusée : article hors stock ou droits insuffisants; vérifier la disponibilité et les autorisations.
• Taxes incorrectes : vérifier groupe de taxes du client et relancer Sous total.
• Dépôt non imputé : confirmer qu’il est lié au devis et non enregistré comme paiement libre.
• Prix obsolètes : réactualiser les prix catalogue au moment de la conversion.