Résumé

Ce guide décrit la procédure de fin de journée : comptage du tiroir, rapprochement des tenders (espèces, cartes, chèques), génération des rapports Z/X, clôture et archivage. Il inclut les contrôles d’écarts, la réouverture du fonds pour le lendemain et les bonnes pratiques d’audit.

Instructions pas à pas

1) Pré-requis et préparation

• Droits pour fermer la caisse et imprimer Z/X.
• Assurez-vous que toutes les ventes en attente sont traitées ou annulées.
• Finalisez les retours/échanges en cours et terminez les paiements différés si applicable.

2) Compter le tiroir et saisir les montants

1. Ouvrez Fin de journée > Comptage.
2. Comptez espèces par coupures (billets/pièces) et saisissez les quantités.
3. Saisissez les totaux des autres tenders (chèques, coupons, cartes-cadeaux) si requis.
4. Enregistrez pour obtenir les écarts vs totals système.

3) Rapprocher les paiements cartes (batch/terminal)

• Lancez le rapport lot/batch sur le terminal carte et comparez au total cartes dans BEST POS.
• Résolvez les différences (transactions hors ligne, annulations, pourboires) avant la clôture.

4) Générer un X-report (pré-clôture, optionnel)

• Imprimez un rapport X pour vérifier ventes, taxes, tender par caissier sans remettre à zéro.
• Corrigez les écarts détectés (erreurs de saisie, annulations manquantes).

5) Fermer la journée (rapport Z)

1. Ouvrez Fin de journée > Clôture.
2. Confirmez le fonds de caisse final à laisser dans le tiroir (ex. 200,00).
3. Cliquez Générer Z. Le Z remet à zéro les compteurs et produit les totaux officiels (ventes, taxes, tenders, écarts).
4. Imprimez/expédiez en PDF le rapport Z et archivez-le (papier ou numérique).

6) Gérer les écarts et l’audit

• Si écart espèces : saisissez un motif (rendu, erreur, bris) et faites valider par un gestionnaire.
• Joignez les pièces justificatives (rapports terminal, reçus d’annulation).
• Consignez les ajustements dans le journal d’audit (utilisateur, date, caisse).

7) Préparer l’ouverture du lendemain

• Déposez les espèces excédentaires selon la procédure (scellé, coffre, banque).
• Vérifiez que le fonds initial est en place pour l’ouverture.
• Redémarrez la caisse si recommandé (mises à jour nocturnes).

Correctifs et FAQ

• Impossible de générer Z : vente ou paiement en cours; finalisez/annulez-les puis réessayez.
• Écart cartes : exécutez un rapport lot sur le terminal et comparez par type de carte; corrigez les voids/pourboires.
• Écart espèces récurrent : appliquez la double vérification de comptage et contrôlez les annulations.
• Rapport tronqué : vérifiez le format papier (80 mm) et le modèle d’impression; exportez en PDF.