Résumé

Cette procédure décrit comment identifier des doublons de clients, sélectionner la fiche maître, fusionner les données et archiver/supprimer les fiches en trop. Les étapes incluent les contrôles sur solde au compte, factures ouvertes, crédits et paramètres fiscaux/tarifs pour éviter les incohérences.

Instructions pas à pas

1) Pré-requis

• Droits d’administration clients (opération recommandée depuis le Bureau).
• Sauvegarde récente (export ou snapshot) avant fusion.
• Pas de vente en cours sur les fiches concernées.

2) Identifier les doublons

• Recherche par téléphone, courriel, numéro client et nom (variantes d’orthographe).
• Si disponible, utilisez des filtres « mêmes coordonnées » pour isoler les fiches probables.
• Ouvrez chaque fiche et notez : solde au compte, historique, niveau de prix, groupe de taxes, cartes/ID.

3) Choisir la fiche maître

• Conservez la fiche la plus complète et à jour (coordonnées, taxes, conditions, numéro officiel).
• Notez le numéro client à conserver et les éléments à récupérer depuis les autres fiches (courriel secondaire, carte, notes).

4) Fusionner les données

1. Dans l’outil de gestion des clients (Bureau), lancez la fusion ou, si absent, prévoyez une consolidation manuelle (réaffectation).
2. Sélectionnez la fiche maître (destination) puis ajoutez une ou plusieurs fiches sources (doublons).
3. Choisissez les champs à conserver en priorité (adresse, e-mails, téléphone). Conservez le groupe de taxes et le niveau de prix corrects.
4. Incluez tous les mouvements financiers : factures ouvertes, crédits, soldes au compte et historiques doivent être rattachés à la fiche maître.
5. Validez et laissez le système effectuer la fusion (ou faites la réaffectation des pièces manuellement si votre version l’exige).

5) Archiver ou supprimer les doublons

• Marquez les fiches sources comme inactives ou supprimez-les si la politique le permet.
• Cartes/ID : transférez ou remappez les cartes vers la fiche maître, puis désactivez celles des doublons.
• Ajoutez une note sur la fiche maître (« Fusion le JJ/MM/AAAA, doublons X/Y ») pour la traçabilité.

6) Vérifications post-fusion

• Recherche par nom/téléphone : une seule fiche remonte.
• Relevé de compte : soldes et mouvements cohérents, aucun écart.
• Historique : factures et règlements visibles sous la fiche maître.
• Vérifiez taxes et prix sur une vente test (Sous total).

Correctifs et FAQ

• Pas de fonction Fusion : effectuez une réaffectation manuelle (rattacher transactions à la fiche maître), marquez les doublons inactifs.
• Numéro client en conflit : assignez un nouvel ID temporaire aux doublons, puis relancez la fusion.
• Écarts de solde : recalcul du grand livre client / actualisation des transactions, contrôlez les dates de mouvement.
• Annuler une fusion : restaurez la sauvegarde ou re-créez la seconde fiche puis réaffectez les pièces selon la politique.
• Confidentialité : supprimez les données obsolètes et respectez la politique de conservation.