Résumé

Ce guide explique comment exporter la liste des clients en CSV pour archivage ou mise à jour de masse, puis comment importer des clients (création/mise à jour) avec mappage des colonnes, validations et contrôles de doublons. Il propose aussi des bonnes pratiques de sauvegarde et de reprise.

Instructions pas à pas

1) Pré-requis

• Accès au Bureau (administration) et droit d’import/export.
• Outil tableur (Excel, LibreOffice) et format CSV UTF-8.
• Politique interne : structure des groupes de taxes, niveaux de prix, champs obligatoires et règles de doublons (téléphone/courriel/ID).
• Sauvegarde préalable : export complet des clients avant tout import.

2) Exporter les clients en CSV

1. Ouvrez Bureau > Clients et lancez la fonction Exporter.
2. Choisissez le périmètre (tous / filtres) et le jeu de colonnes (informations de base, crédits, groupes, etc.).
3. Sélectionnez le format CSV (séparateur virgule; encodage UTF-8) puis enregistrez le fichier.
4. Contrôle : ouvrez le CSV et vérifiez l’en-tête, les accents, et l’intégrité (mêmes colonnes sur chaque ligne).

3) Préparer un fichier d’import

• Partir d’un modèle exporté ou d’un gabarit fourni par Vic-Tek.
• Renseigner au minimum : Nom client, au moins un Contact (téléphone/courriel), et si applicable Groupe de taxes, Niveau de prix.
• Pour une mise à jour, conserver l’identifiant client (numéro/ID) pour pointer la fiche existante.
• Normaliser les valeurs : province, codes postaux, groupes (libellés exacts existants).
• Enregistrer en CSV UTF-8 sans formules ni formats spéciaux.

4) Importer et mapper les colonnes

1. Allez à Bureau > Clients > Importer et choisissez votre fichier CSV.
2. Au mappage, alignez chaque colonne CSV à un champ client (ex. name → Nom, phone → Téléphone, price_level → Niveau de prix).
3. Choisissez la clé de doublon (ex. ID client; sinon courriel/téléphone) et définissez le comportement : créer si absent, mettre à jour si présent.
4. Lancez une prévalidation (aperçu) pour voir les erreurs potentielles (formats, valeurs inconnues, champs vides obligatoires).
5. Démarrez l’import et suivez le journal d’exécution (succès, avertissements, erreurs).

5) Valider et corriger après import

• Échantillonner quelques fiches : groupes de taxes, niveaux de prix, adresses, solde (doit rester inchangé pour une création).
• Vérifier la recherche en caisse (nom/téléphone) et l’association client à une vente test.
• Corriger les lignes en échec (erreurs) et relancer un import complémentaire sur ces seules lignes.
• Archiver le CSV importé avec la date et le journal pour traçabilité.

Correctifs et FAQ

• Doublons créés : ajuster la clé (ID/courriel/téléphone), exécuter une fusion ou refaire un import mise à jour avec la bonne clé.
• Caractères accentués illisibles : réenregistrer en UTF-8 sans BOM et réimporter.
• Valeur inconnue (taxes/prix) : harmoniser les libellés avec ceux existants dans BEST POS (sensible à la casse/orthographe).
• Colonnes décalées : vérifier le séparateur virgule et l’absence de virgules non protégées (utiliser des guillemets).
• Import interrompu : consulter le journal, corriger les lignes en erreur, relancer uniquement ces lignes.
• Mise à jour non appliquée : confirmer le mappage et le mode (update), ainsi que la clé choisie.